退職願の封筒マナーと書き方｜黒ボールペンは必須？理由も解説

退職届を書くとき、「ペンの色って何でもいいのかな？」と悩んだことはありませんか？私も初めての退職届を準備したとき、家にあるボールペンでいいのか不安になりました。実は、退職届や退職願には“黒ボールペン”が必須なんです。

今回は、なぜ黒で書く必要があるのか、間違えないための書き方や封筒の選び方まで、私の体験も交えて詳しく解説していきます。

退職届は黒ボールペンで書くべき理由

退職届を書くときに黒ボールペンを選ぶのは、社会人としての基本的なマナーの一つです。私も初めて退職届を書いたとき、「黒じゃないといけないって本当？」と不安になりました。

なぜ黒なの？

退職届は、会社に正式な書類として提出する大切な文書です。黒インクは「公式」「改ざん防止」の意味があり、どの職場でも黒ボールペンや黒インクの万年筆で書くのが一般的とされています。

私も最初は、いつも使っている青ボールペンで書き始めてしまい、途中で夫に「え、それ黒じゃないとダメじゃない？」と言われて大慌て。
そのときは夜遅く、近所のスーパーに黒ボールペンを買いに走りました。普段は書きやすさで選んでいた青インクも、正式書類にはNGと知って、恥をかかなくてよかったなとホッとしたのを覚えています。

黒インクは、公的書類やビジネス文書でも改ざん防止のために必須とされます。青インクやカラーペンはカジュアルな印象があるため、どうしても避けたほうが無難です。会社によっては色の規定が細かく決まっているところもあり、総務や人事に提出するときに「書き直してください」と返されることもあるので、迷ったら黒一択だと覚えておきましょう。

鉛筆やフリクションはNG

また、鉛筆やシャープペンシル、消せるフリクションボールペンも使用禁止です。
「間違えたら消せて便利」と思いがちですが、正式書類に“消せるペン”を使うのはマナー違反。私も普段は家計簿や手帳でフリクションを愛用していて、つい退職届にも使いそうになったことがあります。

ですが、フリクションは熱を加えると文字が消える性質があるため、「後から書き換えられる＝改ざん可能」と見なされてしまうことも。鉛筆も同じで、時間が経つと薄くなったり、簡単に消されたりするため、公的書類には不適切です。

封筒にもマナーがある？正しい選び方

退職届を入れる封筒にも、実は大切なマナーがあります。私も初めて書いたとき、封筒選びなんて気にしたこともなくて、家にあった茶封筒で済ませようとしていました。

白封筒と茶封筒、どちらが正解？

退職届や退職願を提出するときは、白い無地の封筒を使うのがマナーです。白封筒は、結婚式の招待状やお礼状など、フォーマルな文書に使われる封筒で、清潔感や誠実さを表します。

逆に、茶封筒は書類を事務的に送るときや、社内配布書類に使うことが多く、正式な提出書類には適していません。
私も最初は、家計簿のレシートまとめに使っていた茶封筒を取り出して、「これでいいや」と思っていたのですが、職場の先輩に「退職届は白封筒じゃないとダメだよ」と言われてびっくり。
慌てて仕事帰りに文房具コーナーで白無地封筒を買いましたが、他にも同じように退職届を書いている人がいたのか、棚がごっそり空いていて探すのに一苦労でした。

封筒のサイズは？

封筒のサイズにも決まりがあります。B5やA4の便箋を三つ折りで入れられる長形4号サイズが一般的です。
私が買いに行ったときも、「長4」と書いてあるものを選びましたが、店員さんに「退職届用ですか？」と聞かれて少し恥ずかしかった思い出があります。

表書きと裏書きも忘れずに

封筒の表には「退職届」または「退職願」と縦書きで記載し、裏面には自分の氏名を書きます。この表書きを忘れてしまうと、封筒を開ける人が中身を判別できないため、最低限のマナーとして覚えておきましょう。

ボールペンの種類も要チェック

黒ボールペンと一言でいっても、実は種類がいくつかあります。普段使い慣れているペンと、正式書類に向いているペンは違うこともあるので注意が必要です。

油性・水性・ゲルインクの違い

油性ボールペン

• 特徴：にじみにくく、耐水性が高い

• メリット：書いた文字が時間が経っても薄くならず、公的書類や長期保存書類に最適

• デメリット：インクの粘度が高いため、書き心地が少し重く感じることがある

退職届は保存期間が長い場合もあるため、油性ボールペンが最も適しています。私も退職届を書くときは、普段使っているゲルインクではなく、わざわざ油性の黒ボールペンを買いました。正直、書き出しはちょっと硬い感じがして、「あれ、インク出てる？」と確認したくらいです。でも、書き終えると文字がしっかりしていて、「やっぱり油性は公的書類向けだな」と納得しました。

水性ボールペン

• 特徴：インクが水に近い性質で、軽い書き心地

• メリット：滑らかに書けて筆圧が弱くてもきれいに書ける

• デメリット：滲みやすく、乾くのに時間がかかる場合もある

水性ボールペンは手紙や日記などにはぴったりですが、退職届のように正式書類として長期保存されるものには不向き。特に提出後すぐに書類がファイルされると、乾ききっていないインクが擦れてしまうこともあるので注意が必要です。

ゲルインクボールペン

• 特徴：水性と油性の中間のような存在で、発色がきれい

• メリット：ペン先からスルスルとインクが出て、鮮やかな文字になる

• デメリット：インク切れが早いものもあり、滲むこともある

私は普段からゲルインクボールペンを愛用しています。書き心地が軽くて、家計簿や手帳を書くときには手が疲れないので手放せません。でも、退職届を書くときにゲルインクを使おうとしたら、夫に「ゲルはやめといたほうがいいよ」と言われてびっくり。理由を調べてみたら、やはり改ざん防止や保存性の面で油性が一番と知り、納得して買い直しました。

書き損じたらどうする？正しい対処法

退職届を書き始めたとき、緊張で手が震えてしまったり、漢字を間違えたりしてしまうこともありますよね。私も「絶対に間違えないように…」と手に汗をかきながら書いていました。

修正テープや二重線はNG

退職届は正式な書類なので、修正テープや修正液、二重線での訂正はマナー違反です。これは、後から書き換えられた可能性があると判断されることもあるためで、公的書類では一切使えないと考えておきましょう。

書き損じた場合の正しい対応

書き間違えたときは、必ず新しい便箋に書き直すのが正解です。
私も一度書き終わった後で、日付を間違えていることに気づきました。
「このまま提出してもいいかな…いや、やっぱりダメだよね」と悩みましたが、夫に相談したら「書き直すしかないよ」と即答。
夜中だったので泣きそうになりながら、もう一度最初から書き直しました。

翌朝、改めて書き直した退職届を見て、「これで大丈夫」と気持ちがスッキリしたのを覚えています。

余裕を持った準備が大切

また、退職届を書くときは、提出日の前日に書くのではなく、数日前に準備しておくことをおすすめします。
私もギリギリに準備していたので、書き直しが発覚したときは本当に焦りました。余裕があれば、字のバランスや封筒の表書きも丁寧に確認できるので、最後まで落ち着いて進めることができますよ。

提出前の最終チェックポイント

退職届を書き終わったら、ホッとする気持ちはわかりますが、提出前に最後のチェックを忘れないことが大切です。
私も一度書き終えて満足してしまい、翌朝読み返したら誤字があってゾッとした経験があります。

誤字脱字がないか

退職届はたった一枚の書類ですが、その一枚にあなたの誠意が詰まっています。
一文字でも間違えていると、書き直しが必要になるため注意が必要です。

私のおすすめは、書き終わったら声に出して読み返すこと。
頭の中だけで確認すると読み飛ばしてしまうことがあるので、「退職届…私の名前…提出日…退職日…間違いなし！」と指でなぞりながら確認すると安心です。
特に、普段あまり書かない役職名や部署名は、漢字や書き順を間違えやすいので注意してください。

封筒に表書きと名前があるか

封筒にも正式な書き方のマナーがあります。
封筒の表には、縦書きで「退職届」または「退職願」と書きます。これは封を開けなくても内容が分かるようにするためです。
そして裏面には自分の氏名をフルネームで書きましょう。

提出日と退職日が合っているか

退職届には、必ず提出日と退職日の両方を記載します。
提出日は実際に提出する日、退職日は会社と相談して決めた最終出勤日を記入します。
特に提出日を記入し忘れる人が多く、書き直しになるケースも。

私も一度、提出日を書き忘れていて、提出直前に気づいて青ざめたことがあります。もしあのとき気づかなければ、上司から「日付がないよ」と返されて、恥ずかしい思いをしていたと思います。

余裕を持った提出準備を

最後に一番大切なのは、余裕を持って準備すること。
前日の夜に書くのではなく、2〜3日前に一度書いておくと、万が一間違えても落ち着いて書き直せます。
退職届は、社会人としての最後の挨拶でもある書類。慌てず丁寧に仕上げて、気持ちよく新しい一歩を踏み出してくださいね。

まとめ｜黒ボールペンで正しい退職届を提出しよう

退職届や退職願を書くときは、必ず油性の黒ボールペンを使うのがマナーです。
私も初めてのときは何もわからず、封筒選びからペン選びまでドキドキしましたが、こうした基本を知っておくと安心して提出できますよね。これから退職届を準備する方は、ぜひ今回の記事を参考に、落ち着いて進めてください。