退職する日が近づくと、社内外への挨拶メールの準備が必要になりますよね。
私も、初めて退職する時は「どんな言葉で締めくくればいいんだろう」と悩みました。
そっけなくならないように、でも長すぎないように…。
今回は、そんな私の体験も交えながら、社内向け・社外向けに分けて使える例文をまとめました。
これを読めば、明日すぐにでもメールが作れるはずです。
社内向け退職メールのポイント
社内向けメールでは、これまで一緒に働いた感謝と退職の事実を簡潔に伝えることが大切です。
メールは、今までお世話になった職場の方々への最後の挨拶でもあります。
私も実際に書いてみて、「あぁ、これで本当に最後なんだな」としみじみ感じたのを覚えています。
感謝の気持ちを伝える
私もそうだったのですが、退職メールを書くときはなんだか照れくさいんですよね。
特に直属の上司やよく話していた同僚に対しては、直接言うより文章にするほうが緊張しました。
でもやっぱり、感謝の一言があると読む側も温かい気持ちになります。
そっけなく事務的に「退職します」だけでは寂しいですし、
これまで一緒に頑張ってきた仲間への感謝を伝えることで、あなた自身の気持ちも整理できます。
例えば、こんな言葉を入れるといいですよ。
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「これまで本当にお世話になりました。」
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「至らない点も多かったですが、温かくご指導いただき感謝しています。」
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「一緒に仕事ができて嬉しかったです。」
私も最後に送ったメールでは、「みなさんのおかげで毎日楽しく働けました」と書きました。
送ったあとに「こちらこそありがとうね」と返信をもらい、泣きそうになったのを覚えています。
退職日とその後の連絡先を忘れずに
そしてもうひとつ大事なのが、退職日とその後の連絡先をきちんと書くことです。
業務引き継ぎの兼ね合いや、今後のやり取りのためにも必要な情報です。
私も最後の日に「あれ？連絡先って伝えたっけ？」と焦った経験があります。
バタバタしているとつい忘れてしまいがちなので、テンプレートを作る段階で入れておくと安心です。
もし個人のメールアドレスを教えるのが不安なら、
「必要であればご連絡ください」とひと言添えるだけでも大丈夫。
取引先へのメールほどではありませんが、社内でも最低限の連絡先を記載しておくと後で助かる場面があります。
社内向け退職メールの例文
ここでは、私が実際に送ったメールをもとにアレンジした例文をご紹介します。
正直、何度も書き直して、「これでいいのかな？」と不安になったのを覚えています。
でも最終的には、感謝の気持ちを素直に書くことが一番だと思いました。
【例文】
件名：退職のご挨拶
本文：
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
突然のご連絡となり恐縮ですが、私事でご報告がございます。
このたび、〇月〇日をもちまして〇〇株式会社を退職することとなりました。
入社以来、右も左も分からない私に多くのことを教えてくださり、心より感謝しております。
慣れない業務で失敗ばかりして落ち込んだときも、
温かい言葉をかけてくださる先輩や同僚のおかげで、ここまで頑張ることができました。
特に、忙しい時期に一緒に残業してくれた〇〇さんや、
私のミスをカバーしてくださった〇〇さんには、何度助けられたかわかりません。
まだまだ至らない点も多く、ご迷惑をおかけすることもありましたが、
皆さまのおかげで仕事の楽しさを知ることができ、感謝の気持ちでいっぱいです。
今後はこれまで学んだことを糧に、新たな環境でさらに成長していきたいと思っております。
この会社で過ごした日々は、私にとって一生の宝物です。
退職後の連絡先を下記に記載しておりますので、
もし何かございましたらご連絡いただけますと幸いです。
〇〇〇〇（連絡先メールアドレス）
最後になりましたが、皆さまのますますのご活躍とご健康を心よりお祈り申し上げます。
本当にありがとうございました。
涙が出るほど嬉しかったです。
退職メールは、これまでお世話になった方への感謝状のようなもの。
ぜひ、あなたらしい言葉で伝えてくださいね。
社外向け退職メールのポイント
取引先や関係会社へのメールでは、業務上の引き継ぎと感謝をしっかり伝える必要があります。
私も初めて退職メールを送るとき、「こんなにあっさりでいいのかな？」と不安になったのを覚えています。
でも実際には、長すぎる文章よりも、必要なことを端的に書くほうが相手にとって親切でした。
引き継ぎ先を明記する
私は以前、引き継ぎ担当者を記載し忘れてしまい、
後から取引先の方から「誰に連絡すればいいですか？」と問い合わせがきてしまったことがありました。
退職前の慌ただしい時期だったので、その対応にバタバタしてしまい、
「あのときちゃんと書いておけばよかった…」と後悔した経験です。
業務をスムーズにつなぐためにも、必ず担当者名と連絡先を入れてください。
特にメールアドレスや直通電話番号まで記載しておくと、先方も安心です。
引き継ぎ先をしっかり書くだけで、相手からの信頼感にもつながりますよ。
簡潔かつ丁寧に
社外向けメールは、長々と書きすぎると逆に読みにくくなります。
忙しい中でメールを開く相手のことを考えると、必要な情報と感謝の言葉を端的にまとめるのがベスト。
とはいえ、「短くしすぎて事務的に感じられないかな」と不安になる気持ちもわかります。
私も最初は、「ご挨拶がこれだけでは失礼じゃないか」と悩みました。
そんなときは、
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これまでのお礼を1～2文入れる
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退職の事実と日付を明記する
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引き継ぎ担当者と連絡先を記載する
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最後に相手の今後の発展を祈る言葉を添える
この4点が入っていれば十分です。
私も結局、この4点を意識してまとめたところ、取引先の方から
「丁寧なご挨拶をありがとうございます」と返信をいただけました。
退職メールは、あなたの最後の印象を左右する大切な挨拶です。
だからこそ、長さよりも“必要な情報が漏れなく伝わっているか”を意識してみてくださいね。
社外向け退職メールの例文
こちらも、私が実際に送ったメールをもとに作成した例文です。
社外向けのメールは特に言葉遣いや形式を大切にしたほうがいいので、
「これで大丈夫かな？」と何度も読み返したのを覚えています。
ぜひ参考にしてくださいね。
【例文】
件名：退職のご挨拶（〇〇株式会社〇〇）
本文：
平素より大変お世話になっております。
〇〇株式会社〇〇部の〇〇です。
突然のご連絡となり恐縮ですが、私事でご報告がございます。
このたび、〇月〇日をもちまして〇〇株式会社を退職することとなりました。
在職中はひとかたならぬご厚情を賜り、心より御礼申し上げます。
〇〇様には、私が入社間もない頃から多くのことをご指導いただき、
時には優しいお言葉で励ましていただき、本当にありがとうございました。
至らぬ点も多く、ご迷惑をおかけしたこともあったかと思いますが、
いつも温かくご対応くださり、感謝の気持ちでいっぱいです。
今後の業務につきましては、後任の〇〇（名前）が担当させていただきます。
引き続きご迷惑をおかけしないよう、しっかりと引き継ぎを行っておりますが、
何かございましたら後任までご連絡いただけますと幸いです。
【後任者情報】
氏名：〇〇
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇〇@〇〇.co.jp
本来であれば直接お伺いしてご挨拶申し上げるべきところ、
このようなメールでのご連絡となり誠に失礼いたします。
今後とも変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
末筆ながら、〇〇様のますますのご健勝とご発展を心よりお祈り申し上げます。
私もこのメールを送ったあとに、取引先の方から
「寂しくなりますが、新天地でも頑張ってくださいね」と返信をいただき、
改めてこの仕事をしてきてよかったと感じました。
あなたの感謝の気持ちがしっかり伝わるように、一言ひとことを大切に選んでくださいね。
退職メールを送るタイミングは？
最後に、退職メールを送るタイミングについて触れておきます。
送るタイミングを間違えると、相手に迷惑をかけたり、せっかくの挨拶がバタバタした印象になってしまうことも。
私も退職前は、「いつ送れば失礼じゃないんだろう？」とネットで何度も調べました。
社内向けは最終出社日の前日か当日朝
私の場合、最終出社日の前日に送りました。
前日に送ることで、当日「明日で最後だね」と声をかけてくれる人もいて、
お昼休みに一緒に食事に行ったり、帰り際にわざわざ挨拶に来てくれる同僚もいて、
「こんなに見守られていたんだな」と思えて胸がいっぱいになりました。
ただ、当日に送るのももちろんOKです。
当日朝に送ると、「今日までなんだね」とその日に声をかけてもらえることが多いので、
最後の日を気持ちよく過ごせると思います。
注意点としては、送る時間帯。
業務開始後すぐの時間帯（9時前後）に送ると、出社してメールを開いた人が最初に気づきやすく、
全員にしっかり届きやすいです。
社外向けは1週間前〜前日までに
取引先へのメールは、社内より少し早めに送ると親切です。
担当者が変わると先方も戸惑うことがあるので、できれば1週間前、
遅くとも前日までには送るようにしていました。
私も以前、退職2日前に送ったことがあるのですが、
「もっと早く言ってくれたら打ち合わせ調整できたのに」と言われたことがあり、
それ以来は1週間前を心がけるようになりました。
また、社外向けは基本的に業務時間内に送るのがマナーです。
先方の営業時間外に送ると、翌朝見たときに急な印象を与えてしまうことがあります。
送るタイミングひとつで、あなたの印象がより温かく残るはずです。
退職メールを書くときの注意点
最後に、私が実際に書いてみて気づいた注意点をまとめておきます。
退職メールって、たった数百文字の文章ですが、
その一通でこれまでの印象が決まると言ってもいいくらい大切だなと感じました。
ネガティブな理由は書かない
退職理由がたとえネガティブだったとしても、
メールでは「一身上の都合」など、ふわっとした書き方で十分です。
「上司と合わなくて…」「育児との両立が無理で…」など、
具体的に書いてしまうと読む相手も返答に困りますし、
最後の印象が暗くなってしまいます。
私も実際、育児との両立が厳しくて退職を決めたとき、
正直に書こうか迷いました。
でも結局、「一身上の都合で退職いたします」とだけ書き、
詳しい事情は聞かれたら直接話すようにしました。
そのほうが相手も「そうなんだね」と自然に受け止めてくれた気がします。
メールには感謝と前向きさだけを残すと、印象が良くなりますよ。
最後まで「この人と働けてよかったな」と思ってもらえる書き方を意識してください。
誤字脱字は必ずチェック
慌ただしい時期ですが、誤字脱字があると残念な印象になってしまいます。
特に社外向けメールで会社名や担当者名を間違えると、大変失礼になりますよね。
私は念のため、夫にも一度読んでもらってから送信しました。
ちょうど夕飯を食べ終わったあと、「これで送ろうと思うんだけど、変なところない？」とスマホを渡したら、
「うん、大丈夫そうだよ。最後に“今後のご活躍をお祈りしています”って入れるといいかも」とアドバイスをくれて、
ホッとしたのを覚えています。
自分だけで確認するとどうしても見落としがちなので、
家族や信頼できる同僚に見てもらうのもおすすめです。
特に夜に書いているときは、翌朝もう一度読み直すと安心ですよ。
少しの工夫で、相手に温かい気持ちが届くはずです。
まとめ｜退職メールは感謝と引き継ぎを忘れずに
退職メールを書くときは、感謝の気持ちと必要事項をシンプルにまとめることが大切です。
社内外で書き分けるポイントさえ押さえれば、スムーズに作成できますよ。
私も「どう書こう…」と悩みましたが、いざ送ってみると、
「丁寧なメールをありがとう」と返信をもらえて嬉しかったです。
この記事を参考に、ぜひあなたも後悔のない退職メールを作ってくださいね。
