退職の電話挨拶マナーと例文集｜失礼なく感謝を伝える方法

退職の挨拶を電話で伝えることになったものの、「失礼にならないか不安」「何を話せばいいの？」と戸惑っていませんか？
直接会えない相手だからこそ、電話での挨拶はマナーや言葉選びが大切です。

本記事では、退職の電話挨拶における基本マナーから、社内・取引先・上司別の具体例文までをわかりやすく解説します。
誰にでも使える丁寧なフレーズや、失敗しないための準備のコツもご紹介。
「退職の電話挨拶」で好印象を残したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

電話での退職挨拶マナー

ビジネス電話での注意点

退職の挨拶を電話で行う際も、基本的なビジネスマナーを守ることが大前提です。何気ない一言や話し方の印象が、相手の心に強く残ります。以下のポイントを意識しましょう。

• 相手の都合を確認する
  　電話をかけたら、まず「お忙しいところ恐れ入ります。今、お時間よろしいでしょうか？」と一言添えましょう。忙しい時間帯や会議中にかけてしまうと、内容が伝わりづらくなります。

• 簡潔かつ丁寧に話す
  　退職の挨拶では、冗長にならないように「感謝」「退職の報告」「今後の案内」を明確に伝えます。感情に任せて長話にならないように注意が必要です。

• 話す内容をメモしておく
  　事前に話す要点を書き出しておけば、緊張しても落ち着いて話せます。また、相手の反応に合わせて臨機応変に対応する余裕も生まれます。

• 声のトーン・スピードに配慮
  　電話では顔が見えない分、声の印象がすべてです。明るく、少しゆっくり目に話すことで、相手に安心感や丁寧さが伝わります。

こうした基本を押さえることで、たとえ電話でも丁寧な姿勢を伝えることができ、印象の良い退職挨拶につながります。

電話挨拶の基本と概要

電話での退職挨拶は、単なる報告ではなく「お世話になった方への感謝を、言葉にして届ける大切な時間」です。
特に、対面で挨拶できない場合や遠方の相手には、電話での対応が非常に重要になります。

以下の3つの流れを意識すると、話がスムーズにまとまりやすくなります。

1. 感謝の言葉を最初に伝える
   　「これまで大変お世話になりました」「多くの学びをいただき、感謝しております」

2. 退職の事実と日程を明確に報告する
   　「このたび、一身上の都合により○月○日をもって退職することとなりました」

3. 今後の引き継ぎや連絡先などの案内を加える
   　「今後のご連絡は後任の△△が承りますので、引き続きよろしくお願いいたします」

余計な情報や感情的な説明は避け、あくまで「相手への礼節」を意識した簡潔な構成が好印象を与えます。

退職挨拶をするタイミング

退職の電話挨拶は、退職日が確定してからできるだけ早めに行うのがベストです。一般的には退職の1〜2週間前には済ませておくのが理想とされています。

特に次の点に注意しましょう。

• 取引先や顧客など、社外の相手には早めに
  　担当変更や業務の引き継ぎなど、相手側の都合もあるため、1週間前ギリギリではなく、2〜3週間前に連絡するのが望ましいです。

• 社内メンバーには最終出社日が近づく前に
  　業務の調整や挨拶の時間を設けるため、社内メンバーにも早めに報告し、余裕を持った引き継ぎを心がけましょう。

「知らされていなかった」という事態を避けるためにも、相手にとっての適切なタイミングを考えて行動することが大切です。

退職電話の際の好印象を与える方法

電話でも好印象を与えることは十分に可能です。以下のような小さな工夫を意識するだけで、相手に好意的な印象を与えることができます。

• 笑顔で話す（声に表れる）
  　電話でも笑顔は伝わります。口角を上げて話すだけで、声に明るさと親しみが加わり、印象がぐっと良くなります。

• 相手の名前を丁寧に呼ぶ
  　「◯◯さん、改めましてお礼を申し上げます」といった名前の呼びかけは、相手への敬意と親しみを表します。

• 感謝の言葉を最初と最後に入れる
  　最初に「お世話になりました」と伝え、最後にもう一度「本当にありがとうございました」と締めると、気持ちがしっかり伝わります。

一言一言に心を込めて話すこと。それが、電話という限られた手段の中でも、相手に真摯な気持ちを届ける最大の秘訣です。

退職挨拶の具体例｜状況に応じた丁寧な伝え方

退職の電話挨拶は、相手の立場や関係性に応じて表現を少しずつ変えることが大切です。ここでは、社内・取引先・上司・お客様それぞれのケースに分けて、丁寧で印象のよい例文をご紹介します。

社内向けの退職挨拶電話例

社内の同僚や他部署の方には、丁寧さと感謝を重視した挨拶が基本です。堅すぎず、親しみを残しながらも礼儀ある言葉選びを心がけましょう。

例文：
「お疲れさまです。◯◯部の□□です。突然のご連絡失礼いたします。
私事で恐縮ですが、このたび◯月◯日をもって退職することとなりました。
在職中は何かとご迷惑をおかけしましたが、多くのサポートをいただき、本当にありがとうございました。
引き継ぎなどでご不便をおかけすることもあるかと思いますが、最後までしっかり対応させていただきますので、何卒よろしくお願いいたします。」

ポイント：

• 「お世話になりました」だけでなく、「ご迷惑をおかけしたかもしれません」と自省を含めると、誠意が伝わります。

• できるだけ明るく、前向きな雰囲気で締めくくるのが理想です。

取引先への退職電話挨拶例

社外の取引先には、会社の代表としての意識を持ち、相手への配慮と担当変更の連絡を明確に伝えることが必要です。

例文：
「いつもお世話になっております。◯◯株式会社の□□でございます。
突然のご連絡となり恐縮ですが、このたび一身上の都合により、◯月末をもって退職することとなりました。
◯◯様には多大なるご支援を賜り、心より感謝申し上げます。
今後の業務につきましては、後任の△△が引き継ぎますので、ご不明な点がございましたらお気軽にお申し付けください。
引き続き、変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。」

ポイント：

• 「突然のご連絡」「恐縮ですが」などの表現で、丁寧な姿勢を伝える

• 後任者の紹介を明確にし、連絡先のフォローもできるとより親切です

上司へ電話する際の注意点と例文

上司への退職挨拶は、できるだけ対面やメールなどで事前に伝えたうえでの補足的な電話が望ましいですが、どうしても会えない場合に限り電話を活用します。

例文：
「お忙しいところ恐れ入ります、□□です。
本日は直接お会いできず、電話でのご挨拶となってしまい申し訳ございません。
改めて、在職中のご指導とご厚情に深く感謝申し上げます。
最終出社日まで、しっかりと責任を果たす所存ですので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」

ポイント：

• 面談やメールが済んでいる場合でも「改めて」の言葉を入れると丁寧

• 指導や機会に対する「感謝」を強調することが信頼関係を保つカギです

お客さんへの電話挨拶のポイントと例文

お客様にとっては、担当者の変更が業務に影響する場合もあるため、不安を与えず、安心して任せてもらえる伝え方が求められます。

例文：
「◯◯様、いつも大変お世話になっております。◯◯株式会社の□□です。
私事ではございますが、このたび◯月末をもちまして退職することとなりました。
◯◯様にはいつも温かくご対応いただき、心より感謝申し上げます。
今後は後任の△△が引き継がせていただきますので、引き続き変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
これまで本当にありがとうございました。」

ポイント：

• 担当交代の理由よりも「安心感を持ってもらう」ことを優先する

• 相手の時間を取らせないよう、簡潔かつ感謝を中心に伝えましょう

例文はあくまでベース、自分の言葉で伝えることが大切

例文を参考にすることは大切ですが、一番大事なのは自分の言葉で気持ちを伝える姿勢です。関係性や業務内容に合わせてアレンジし、誠実な対応を心がけましょう。

電話での退職挨拶を成功させるための準備

退職の電話挨拶は、相手に感謝の気持ちを伝えるだけでなく、社会人としての信頼を最後まで保つための大切なステップです。
準備を怠ると、伝えたいことが抜けたり、思わぬ誤解を招いたりする可能性もあります。
この章では、退職の電話挨拶をスムーズに、そして好印象で終えるために必要な事前準備について解説します。

退職理由の伝え方と配慮

退職理由はあくまで簡潔かつ前向きに伝えるのがマナーです。電話で詳細な理由を述べる必要はありませんし、感情的な背景や会社への不満などは控えるべきです。

使いやすい例文：

• 「一身上の都合により退職することとなりました」

• 「今後のキャリアについて考え、転職を決意しました」

• 「家庭の事情で勤務形態を見直すことになりました」

逆に避けるべき表現：

• 「職場の人間関係が合わなかった」

• 「会社の方針に納得がいかず…」

ポイント：
相手との関係性によっては、もう少し柔らかく理由を伝えることも可能ですが、基本的には「深堀りされない表現」を選ぶことがトラブル回避のコツです。

挨拶文面の作成ポイント

退職挨拶の電話は、あらかじめ話す内容をメモにまとめておくことが重要です。口頭で伝えるからこそ、言い回しや構成を事前に考えておかないと、伝え漏れや言葉の詰まりが起きやすくなります。

基本構成はこの4ステップ：

1. お世話になった御礼
   　例：「これまで大変お世話になり、心より感謝申し上げます。」

2. 退職日と理由（簡潔に）
   　例：「◯月末をもって退職することとなりました。一身上の都合によるものです。」

3. 引き継ぎや今後の対応
   　例：「業務は後任の△△が担当いたしますので、何卒よろしくお願いいたします。」

4. 感謝の言葉で締める
   　例：「短い間でしたが、本当にありがとうございました。」

ポイント：
文章にせずとも、キーワードだけでも手元にメモしておくと安心です。とっさに言葉が出てこなくても、落ち着いて対応できます。

必要書類の返却と業務引き継ぎの流れ

電話挨拶を行う前に、業務や物品の整理を事前に済ませておくことで、スムーズなやりとりと信頼感につながります。

準備しておきたい項目：

• 業務引き継ぎメモの作成
  　主要な顧客情報、案件の進捗状況、使用していたツールのマニュアルなどをまとめておきましょう。

• 書類・データの整理
  　会社共有フォルダやメールなど、必要な情報が後任にも分かりやすいようにまとめておくのがマナーです。

• 貸与物の返却日確認
  　PC、社用携帯、入館証、名刺などの会社備品は、最終出社日までに漏れなく返却できるようチェックリストを作成しておくと安心です。

ポイント：
電話の際に「必要なものは整理済みです」と伝えられれば、信頼度もさらにアップします。

連絡先の確保と業務整理の重要性

退職後も関係を続けたい相手や、将来のキャリアに影響しそうな人には、連絡先を控えておくことが非常に重要です。

やっておきたいこと：

• 相手のメールアドレスや電話番号を控える
  　特に取引先やお世話になった上司などは、退職後も何かしらの相談や報告をする機会があるかもしれません。

• 自分の連絡先を伝える際の配慮
  　会社メールアドレスは退職後に使えなくなるため、Gmailなどの個人メールアドレスやLinkedInのURLなどを伝えるのが一般的です。
  　ただし、あくまで業務的・ビジネス上の範囲で伝えることが原則です。

• SNSでのつながりは慎重に
  　FacebookやInstagramなどプライベートなSNSの情報は、関係性によっては控えたほうが無難です。

ポイント：
退職後の関係性は、”薄く長く”が理想です。連絡先の共有も過度にならないように心がけましょう。

退職後のフォローアップ｜信頼を次につなげる丁寧な一歩

退職の電話挨拶を終えた後も、社会人としての誠実さを表すフォローアップを忘れずに行うことで、長期的な信頼関係の構築につながります。
転職後や独立後に再び関わる可能性がある相手も多いため、「去り際の印象」を大切にしましょう。

退職挨拶後の返信の重要性

電話で感謝の気持ちを伝えた後に、お礼のメールや手紙を送ると、より丁寧な印象を残すことができます。
特に、長年お世話になった上司や親しい取引先などには、直接の電話だけでは伝えきれない思いを、文面で補足することが効果的です。

お礼メールの例文（上司・取引先向け）：

件名：退職のご挨拶と御礼

〇〇様

先ほどはお忙しい中、お電話にて退職のご挨拶をお受け取りいただき、ありがとうございました。
在職中は多大なるご指導とご支援を賜り、心より感謝申し上げます。
新たな環境でも、このご縁を大切に精進してまいります。
今後とも変わらぬご厚情を賜りますよう、お願い申し上げます。

ポイント：

• 電話の直後〜当日中に送ると丁寧

• 形式ばかりにならず、感謝の言葉をあなたらしく添えると印象に残ります

退職後の関係を維持するためのアプローチ

退職後も、良好な人間関係を保ちたい相手がいる場合は、「程よい距離感でのつながり」を意識しましょう。
転職先の業務や今後のビジネスチャンスにつながることもあり、関係性を維持するメリットは大きいです。

おすすめのアプローチ方法：

• 年賀状や季節の挨拶状を送る
  　「旧年中はお世話になりました」「お変わりありませんか？」など、ビジネスとプライベートの中間的な表現が最適。

• 半年〜1年後に近況報告メールを送る
  　形式ばらず、「転職後も順調に過ごしております」といった軽いトーンで十分です。

• ビジネスSNS（LinkedInなど）でつながる
  　相手が活用している場合は、フォローやメッセージで交流することで、お互いに無理のない関係を保てます。

注意点：
過剰に連絡を取ると「売り込み目的」と誤解されることもあるため、頻度・内容・タイミングには慎重さが必要です。

エージェントへのお礼の伝え方

転職活動でお世話になったエージェント（人材紹介会社の担当者）にも、感謝の一言を添えることが信頼構築のカギです。
彼らも「人」として対応してくれているため、誠意あるフォローは今後のキャリア支援にもつながります。

お礼の一言例（電話やメール）：

「このたび、無事に退職および転職の運びとなりました。
多くのご助言やご支援をいただき、心より感謝しております。
今後とも何かご縁がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。」

補足：
感謝のメールを送る場合、今後のキャリアアップの希望や業界動向について少し触れておくと、継続的なサポートが受けやすくなります。

フォローアップがもたらすもの

• 「最後まできちんとした人」という印象が残る

• 今後のキャリアの場で再びチャンスが巡る可能性がある

• 紹介や推薦につながる可能性も生まれる

「辞めたら終わり」ではなく、「辞めたあとこそ、人間関係の本質が問われる場面」でもあります。
丁寧なフォローアップを心がけ、信頼を“資産”として残していきましょう。

電話退職挨拶の注意点｜小さな配慮が印象を左右する

退職の電話挨拶は、直接会って話せない分、声のトーンや言葉遣い、タイミングといった細部のマナーが相手の印象に強く影響します。
ちょっとした気配りや事前準備があるかどうかで、最後の印象が大きく変わるため、以下の注意点をしっかり押さえておきましょう。

失礼を避けるためのポイント

① 電話をかける時間帯の配慮

ビジネスパーソンにとって、朝イチと終業間際は最も忙しい時間帯です。以下のような時間帯を意識しましょう。

• 理想の時間帯：始業から1時間後（例：10:00前後）〜15:00頃まで

• 避けたい時間帯：始業直後（8:30〜9:00）／昼休み中（12:00〜13:00）／終業間際（17:00以降）

事前に相手のスケジュールが分かる場合は、メールや社内チャットで「今お電話してもよろしいですか？」と一言入れるのも丁寧です。

② 長話にならないようにする

退職の電話挨拶は、あくまで要件と感謝を簡潔に伝える場です。目安としては3〜5分程度におさめるのが理想です。

話が長くなりがちな人は、以下の構成で話すとスムーズです。

1. 冒頭のご挨拶・名乗り

2. 退職の報告と日程

3. 感謝の言葉

4. 引き継ぎ・今後のご案内

5. 締めの一言（「本当にありがとうございました」）

③ 電波・環境への配慮

• 電波が安定した場所からかける（エレベーターや駅構内などは避ける）

• 静かな場所を選ぶ（カフェや駅などの騒がしい場所は印象を下げる可能性あり）

• 事前にイヤホンマイク等の動作確認をしておく

こうした細やかな配慮は、声の聞き取りやすさだけでなく、誠実さとして伝わります。

ネガティブな理由をどう扱うか

退職の理由を尋ねられた場合でも、ネガティブな表現は避け、前向きで簡潔な言い方にとどめることが鉄則です。
たとえば以下のように言い換えることで、相手に不安や不快感を与えずに済みます。

ワンポイントアドバイス：
どうしても理由を聞かれたら、「詳細はまた機会があれば」と柔らかくかわしても問題ありません。

確認すべきことと伝えるべきこと

電話を切る前に、以下の3つの確認・伝達事項を忘れずに行うことで、円滑な退職プロセスにつながります。

1. 引き継ぎの担当者情報

• 後任の名前、部署、連絡方法

• いつから引き継ぎが始まるか

例：「今後は△△が担当させていただきます。ご不明な点があれば、直接ご連絡いただければ幸いです。」

2. 今後の緊急連絡先・対応窓口

• 自分の最終出社日

• 最終勤務後の対応について

例：「私の最終出社日は◯月◯日です。それ以降のご連絡は、上司の◯◯か後任の△△までお願いいたします。」

3. 返却物や最終業務の確認

• 社用PCや携帯、IDカードなどの返却日・手順

• 業務の最終確認や書類提出状況

事前に社内規定や上司とのやり取りを確認しておくと、電話でのやり取りもスムーズです。

円満退職に向けて大切なこと

ご覧いただいたように、電話での退職挨拶には多くのマナーと配慮が求められます。
相手の立場を思いやり、自分の言葉で感謝を伝えることで、「きちんとした人だった」という良い印象が最後まで残ります。

電話だからこそ、小さな丁寧さが大きな信頼につながる。
ぜひ、この記事の内容を参考に、気持ちのこもった退職挨拶で円満な別れを実現してください。

まとめ｜退職の電話挨拶は事前準備で印象が変わります

退職時の電話挨拶は、相手に感謝を伝えつつ、今後の関係性にも配慮する大切な場面です。突然の連絡でも丁寧な言葉遣いと落ち着いた対応を心がければ、相手に好印象を残すことができます。

社内・取引先・上司・お客様と、それぞれの立場に応じた例文やマナーを押さえておくことが成功の鍵です。事前に伝える内容を整理し、タイミングを見極めて行動することで、円満な退職につながります。ぜひ本記事を参考に、自信を持って退職の電話挨拶に臨んでください。